「自分が倒れたら、この会社は止まる」。少人数で経営していると、ふとそう感じる瞬間があると思います。私も先日、40度の熱で寝込んだときに、それを思い知りました。この記事では、自分という人間をボトルネックにしないために、小さな会社をAIで回す仕組みをどう作ったかを、実際の画面とあわせてお話しします。細かい作り方の手順ではなく、「何を考え、何をやめ、何から始めたか」の共有です。

この記事の要点

  • 小さな会社の最大のリスクは、社長が止まると会社も止まること
  • これからの「人手」は、頭数ではなくAIを手足に”採用”する発想
  • 会社の方針からタスクまで文書化し、AIが拾って動く仕組みにした
  • うまくいかなかったのは「全部AIに任せた」「想像で作り込んだ」の2つ
  • 始め方は、いまの痛みを言葉にすること
ボトルネックは社長。小さな会社をAIで「属人化しない経営」に変えた
人間のボトルネックをAIに空け渡すために作ったカンバンボードのタスク管理

ボトルネックは、社長である私自身だった

ある日、40度の熱を出して寝込みました。子どもが保育園から風邪をもらってきて、家のなかで感染し、子どもより親のほうが重くなるというよくある話を、そのまま自分の家でなぞった形です。

動けなくなって気づいたのは、自分が止まると事業も止まる、という事実でした。替えも補欠もいません。会社のボトルネックは、ほかでもない私自身だったわけです。これは勤めていたころには感じなかった感覚で、自分でやっているからこそ骨身にしみました。

「自己管理に気をつけよう」で終わらせることもできますが、それはリスクの先送りでしかないと思います。どんなに優れた人でも負の側面はありますし、感情がある以上、人は完璧ではありません。完璧でない自分に期待し続けるよりも、最低限の仕事は仕組みで回るようにしておくほうがいいと考えました。

「人手＝頭数」という前提が、変わると思う

ここで少し、見方を変えてみます。これまで小さな会社にとって「人手」とは「人の頭数」のことだったと思います。業務が増えて一人がパンクしたら人を増やし、増やして事業を広げる。頭数で考えるからこそ、中小企業は中小のままだったのではないでしょうか。

ですが、手足になるAIを”採用”できるようになると、この前提が変わってきます。

これまでの「人手」 これからの「人手」
中身 人の頭数 人 ＋ AIエージェント
付いてくるもの 採用・資金・離職・属人化・労働時間 人間的な負荷を外して任せられる
規模の壁 頭数で増やすから中小のまま 少人数でも大企業のように動ける

特定の誰かに依存しない「替えがきく組織」をつくるのは、大企業なら当たり前の経営のセオリーです。規模が大きいほどリスクも大きいので、依存先を分散させておく。その同じことが、小さな会社でもできるようになったのだと思います。私は、これがこれからの小規模事業を変えていくのではないかと考えています。

私が実際にやっていること

やったことは、突き詰めるとシンプルです。固有の中身も紹介しますが、細かい作り方ではなく「何をどう置いているか」を共有します。

会社のすべてを文書にした

まず、会社の方針・戦略・戦術・計画を、すべて文書にしました。各事業ごとにも同じ階層で文書化し、そこから具体的なアクションプラン、さらに日々のタスクへと落としていきます。これらは一つのフォルダに、整理して格納しています。

ボトルネックは社長。小さな会社をAIで「属人化しない経営」に変えた
思考・実行・判断・成果物などすべてを文書で保管

個人情報や企業秘密、顧客情報は、セキュリティのため入れていませが、特定できない範囲（例えば：横浜にある建設会社と、Webサイトの集客改善についての打ち合わせをした）で情報は入れています。

タスクは「人間用のカンバン」と「AI用のファイル」に分けた

タスクは、自作のカンバンボードで見えるようにしました。ただし、カンバンを見るのは人間です。AIはカンバンではなくタスクファイルを見ればいいので、タスクは1つにつき1ファイルにして、カンバンと同期させています。

ボトルネックは社長。小さな会社をAIで「属人化しない経営」に変えた
人間用のタスク管理はカンバンボード
ボトルネックは社長。小さな会社をAIで「属人化しない経営」に変えた
AI用のタスク管理フォルダ

 

タスクの詳細を見るのは、人間とAIなので齟齬が起きないようタスク詳細は厳密に記載をするようにしています。

特にステータス、ゴール、ログの記載は、タスクを進めるうえでAIに勘違いを起こさせないため重要でした。

ボトルネックは社長。小さな会社をAIで「属人化しない経営」に変えた
タスク詳細

「文章にするのは面倒だし、時間がかかりそう」と感じる方もいるかと思いますが、文章自体もAIに書かせ、整理させ、フォルダ全体の保守運用もさせています。

これだけ伝えるとAIが魔法のように感じてしまいますが、実態は「なぜやるのか」「どうやってやるのか」を形式化して、それをAIに指示しているだけです。

そしてポイントは記事最後に記載していますが、「小さくはじめる」ということ。

「AI待ち」と「人間待ち」の2レーンで回す

カンバンには「AI待ち」と「人間待ち」のレーンを置いています。

レーン 入っているもの 動かすのは
AI待ち AIが自律的に進められるタスク AIが自分で拾って進める
人間待ち 確認・承認・自分にしかできない判断 人間（私）

「AI待ち」のタスクはAIが自分で拾って進め、終わったら必ず「人間待ち」へ移してもらいます。この「人間待ち」はどうしてもボトルネックになりますが、AIに明け渡したぶんだけ、会社が止まるリスクは確実に下がっています。

そして、経営者にとっていちばん効くと思っているのは、スマホさえあればAIに指示が出せるということ。パソコンの前に座る必要がありません。これはHermesという仕組みとSlackをつなぐことで実現していて、外出先でも、寝込んでいるベッドの中でもSlackにメッセージを送れば、AIがカンバンボードを確認してタスクを進めてくれます。

ボトルネックは社長。小さな会社をAIで「属人化しない経営」に変えた
スマホから進捗確認・実行指示もできる

作業はAIに任せて、思考や判断、アイデアという作業をはじめる前段階の部分に時間と脳を使えるようになっています。

うまくいかなかった2つのこと

うまくいかなかったことは2つあります。

  • 全部をAIに任せてしまった
  • 想像で作り込んでしまった

1つ目は、人間の部下に丸投げするのと同じで、AIでもうまくいきませんでした。任せるところと任せないところ、確認するところと権限を委譲するところ。この線引きの設計は人間の組織でやるのとまったく同じで、相手がAIでも省けません。

2つ目は、「これがあったほうがいい」「こうすると便利では」というアイデアはよく湧きますが、それをやるとほとんどうまくいかないということ。AIはお願いすれば何でも作れてしまうので、ここが落とし穴になります。

ここから学んだのは、痛みベースで考えるということです。これは失敗した、これは不便だと感じてから、ではどうするかを考える。大きく作って大きく直すのではなく、小さく作って小さく直し、少しずつ大きくしていくほうが、結局うまくいきました。

これから始める人へ。「小さく始める」ということ

これから同じことをやろうとする人に一つだけお伝えするなら、小さく始めましょう、ということです。AIは魔法ではなく、痛みのあるところにこそ効いてきます。ですから最初にやるのは、AIで何ができるかを調べることではなく、いまの痛みを言葉にすることだと思います。

気をつけたいのは、「痛み」と「当たり前」は違うということです。慣れてしまった作業は痛みとして感じられなくなっているので、自分一人では見つけにくいと思います。

そこでおすすめなのが、業務日報を書いてAIに渡してみることです。手順は以下の通り。

  1. 一日のスケジュール・やったこと・やるべきことを書き出す
  2. AIに渡して、ためていく
  3. 課題や痛みを、第三者の目線でAIと一緒に探す

渡すときは、個人情報や企業秘密を含めないように気をつけてください。

こうして業務の流れをAIが理解していくと、痛みが見えてきます。そこで初めてAIを”採用”し、権限を委譲し、ワークフローを組み直して任せていけばいいと思います。

いまのやり方に慣れていると、それが正しいものに見えてきます。ですが、新しいことに時間を使いたい、休んでパフォーマンスを上げたいと感じているなら、一度、自分のやり方そのものを問い直してみるといいと思います。倒れて動けなかったあの日に私が考えていたのは、そういうことでした。

なべ

Author

なべ

techtech.club 編集長。メディアで起業し、元はスタートアップのプロダクトマネージャー。一度テクノロジーに賭けて挫折した。その経験がいまの生き方や考え方、事業の起点になっている。ここで書くのは答えではない。投資・キャリア・事業など専門家でなくても自分の頭で判断するための材料と視点。読者に教えるのではなく、一緒に考える側にいたい。

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